SHIFTEE

SHIFTEEの導入効果について

＜①シフト希望の収集と集計の手間を削減＞
シフト管理ツールの導入を検討した背景には、「シフト希望の収集・集計から確定シフトの公開までを共通フォーマットで運用したい」という明確なニーズがありました。

弊社は昭和初期の創業以来、酒類製造業を主軸として事業を展開してまいりましたが、近年は東京・大阪に醸造所併設型の飲食店舗を開業するなど、事業の多角化を進めております。これに伴い、本業とは異なる勤務形態の従業員が増加し、シフト調整の複雑性が高まっていました。当初は、SNSツールでシフト希望を収集し、担当者がエクセルに転記したうえでクラウド共有する運用を行っておりました。

しかし、この方法では手作業が多く、転記や調整の際に時間がかかることに加え、作業ミスによって従業員の不満につながるケースも発生していました。今回導入したことにより、「シフト希望の収集」「シフト調整」「確定シフトの共有」をアプリ上で一元管理できるようになり、シフト管理担当者の作業工数が大幅に削減されるとともに、調整時のヒューマンエラー防止にもつながっています。
弊社は正社員20名以下の小規模チームで多様な事業を運営しておりますが、このような管理ツールを導入することで業務効率が向上し、現場運営に大きく貢献していると実感しております。

＜②急なシフト変更やキャンセルをリアルタイムで共有できる＞
事業規模の拡大に伴い、弊社では「シフト変更希望の調整漏れ」や「調整後の連絡漏れ」といった課題が顕在化していました。

具体的には、従業員からSNSツールで送られたシフト変更依頼が、他のメッセージに埋もれて担当者の確認が遅れるケースや、クラウド上のシフト表は更新したものの、本人への通知が行き届かず認識の齟齬が生じるケースが散見されていました。
こうした状況は従業員の就業意欲を阻害する可能性があると考え、改善策の検討を進めていました。
SHIFTEE導入後は、従業員が提出したシフト希望を引用した形で調整作業が行えるようになり、希望内容の反映漏れが解消されました。また、管理者が行ったシフト変更はアプリを通じてタイムラグなく従業員へ通知されるため、変更内容が正しく反映されているかを従業員自身が即座に確認できます。その結果、シフト変更に関する調整漏れや連絡不足が大幅に軽減され、運用の安定化に寄与しています。

＜③シフトの偏りや不公平感を見える化し、バランス調整がしやすくなる＞
近年、フルタイムでの社会保険加入を希望する社員に加え、配偶者の扶養範囲内での勤務を希望する社員など、就業条件の異なる従業員が増加しています。必要な人員数を確保しながらも、すべての希望に応えきれないケースが増えたことから、新たなシフト管理ツールの導入にあたっては、「従業員の希望がどの程度反映されているかの可視化」や「公平なシフト割り付けを行いやすい仕組み」を重視していました。

SHIFTEEでは、従業員が提出した希望シフトに対し、確定シフトとしてどの程度反映されているかが調整画面で数値化して表示されるため、シフト作成が格段に行いやすくなりました。また、管理者・従業員の双方が、確定シフトに基づく見込み収入額を確認できる機能があるため、扶養要件などを考慮した調整がスムーズに行える点も大変有用です。