人事管理システム（HRM/タレントマネジメント）とシフト管理システムは、これまで別々に運用されることが一般的でした。しかし、この二重管理体制は、「従業員データの二重入力」「手作業による転記ミス」「最新の労働条件反映の遅れ」といった深刻な非効率とリスクを生んでいます。この課題を解決し、「人」に関する管理業務を全体的に最適化することが、今の会社に求められている可能性が高いです。
この記事では、この2つのシステムをデータ連携・統合させることで得られるメリットと、失敗せずに最適化を実現するための3つの成功原則を解説します。
【成功原則１】データの整合性を保ち、二重管理を解消する
人事管理システムは「マスターデータ（基本情報）」、シフト管理システムは「現場の運用データ」を担います。この両者を自動で連携させることが、業務効率化の第一歩です。
データ連携で解消する「手作業負荷とデータ不正確性のリスク」
統合型と連携型の検討：自社に最適な選択肢は？
システム連携を実現するためのアプローチは、主に①統合型サービスと②連携型サービスの2種類があります。
- ①人事とシフトが一体になった「統合型サービス」
人事管理機能とシフト管理機能の両方を一つのパッケージで提供するサービスです。データも一元管理されるため、システムの操作性やルールに一貫性が生まれます。- 適している企業
従業員数が比較的少なく、管理ルールがシンプルで、初期導入の負担を抑えたい企業や、問い合わせ窓口を一本化したい企業に適しています。
- 適している企業
- ②既存システムを活かす「連携型サービス」
既存の人事管理システムを継続利用しつつ、シフト管理に特化した外部システムをAPIなどで接続して利用する形態です。それぞれの領域で最も得意なシステムを選べます。- 適している企業
飲食、小売、サービス業など、複雑なシフトパターンや高度な自動作成ロジックといった現場特有の専門的なニーズがある企業に適しています。また、既存の人事システムの優位性を崩したくない場合にも最適な選択肢となります。
- 適している企業
【成功原則２】法令遵守と戦略的配置を実現する
単に人事管理システムとシフト管理システムのデータを同期するだけでなく、人事管理の視点をシフト作成に持ち込むことが、リスク回避と生産性向上につながります。
人事データに基づくシフト作成の「最適化」
勤務条件の自動チェック
人事データ（例：契約上の最大労働時間、休憩の付与義務）に基づき、シフト作成時に法令違反となる組み合わせを自動で警告・ブロックします。これにより、担当者のコンプライアンス対応負担をゼロにします。スキル・評価の活用
人事システムに登録された従業員の保有資格や評価データをシフト作成画面に表示させ、必要なスキルを持つ人材を適切に配置できます。これにより、シフト作成が「穴埋め作業」から「戦略的な人員配置」へと進化します。正確な人件費シミュレーション
連携された正確な時給・契約情報に基づき、シフト作成段階で人件費をリアルタイムでシミュレーションできます。これにより、給与計算前の段階で予算超過リスクを回避できます。
【成功原則３】トータルコストとサポート体制で判断する
人事管理システムとシフト管理システムのデータ連携・統合サービスを検討する際は、システム単体の料金ではなく、トータルコストと長期的なサポート体制を比較することが重要です。
費用対効果を最大化するチェックポイント
- トータルコストの比較と評価
統合型システムの初期設定費用と月額費用、連携型サービスの場合の既存システム維持費と新規シフトシステムの連携費用を、最低3年間の総額で比較し、最も経済的な選択肢を見極めます。また、将来的な従業員増加によるコスト変動（従量課金）も確認することで、隠れたコストを避け、最も経済的な投資対効果を保証します。 - データ連携機能の深度（自動化範囲）
データ連携が「単にデータを渡すだけ」でなく、データの整合性を「自動で担保」し、エラー発生時に「アラートを出す」など、どこまで「手作業による確認・修正」を排除できるか、具体的なデモで確認します。特に時給や休職などのマスターデータの変更が、シフト側に即時反映されるかをチェックすることで、データ不整合による給与計算ミスを防ぎ、担当者の確認工数を劇的に削減します。 - 連携サポートと責任範囲の明確化
システム導入時のデータ連携設定を代行・支援してくれるかを確認します。さらに、法改正時や連携エラー発生時に、どちらのシステム提供会社（人事側かシフト側か）が責任を持ち、対応してくれるかのサポート範囲を契約書で明確にしておきましょう。これにより、トラブル発生時に責任のなすりつけ合いを防ぎ、業務が停滞するリスクを回避します。
データ連携・統合を成功させる「シフティー（SHIFTEE）」の専門性
上記で解説した3つの成功原則のうち、特に【成功原則1】②既存システムを活かす「連携型サービス」のアプローチにおいて、専門性と実績を持つのがシフト管理システム「シフティー」です。
シフティーは、複雑なシフトニーズを持つ現場特化型の機能を持ちながら、主要な人事管理システムや給与計算システムとの柔軟な連携を可能にします。貴社が既に導入済みの人事システムとのマスターデータ連携や、高度な自動シフト作成機能により、人事部門と現場の管理業務の最適化を同時に実現します。
シフティーとの連携は「未来の競争力」への投資
人事管理システムとシフト管理システムの連携・統合は、単なるツールの入れ替えではありません。「二重管理のコスト」を「戦略的な時間の創出」に変え、企業の未来の競争力を高める最高の投資です。
シフティーは、複雑なシフトニーズを持つ現場特化型の機能と、既存の主要な人事・給与システムとの確かな連携実績により、この投資を成功に導きます。
システム選定で後悔しないために、以下の3つの要素を満たすソリューションを選びましょう。
- データの一元管理
- 法令遵守の自動化
- 現場ニーズへの対応
これらを同時に実現し、現場の効率化と人事の戦略化を推し進めるシフティーを、ぜひ貴社の次のビジネスパートナーとしてご検討ください。