パートやアルバイトスタッフの多い現場では、「毎週変わるシフト希望の収集」「急な欠員や入れ替わりによる頻繁な調整」に追われ、シフト作成担当者が「調整疲れ」を起こしがちです。

紙やExcelでの管理は、入力ミスや伝達漏れのリスクも高く、非効率の極みです。

この記事では、スタッフの出入りが多く、頻繁なシフト調整が発生する現場のあなたが、その課題を根本から解決するためのシフト管理システム選びの決定的なポイントを解説します。

ステップ１：シフト作成者の「調整疲れ」の原因を特定する

まず、現在のシフト管理における最も負担となっている作業を洗い出し、システムに何を求めるかを明確にします。このステップが、システム導入の成否を分けます。

【コツ】課題を明確にするための3つの問いかけ

シフト管理システム導入で解決すべき課題を具体的に特定するために、以下の3つの質問に答えてみてください。

1. 「最もイライラする瞬間はいつですか？」
   この瞬間のストレスを解消する機能が最優先事項です。
   例：「金曜日の夜に、週末の急な欠員連絡が入ったとき」「紙で集めたシフトをExcelに入力し直しているとき」 
2. 「1週間のうち、シフト管理に何時間費やしていますか？」
   この時間の浪費を最も減らせる機能（例：自動作成機能）に投資する価値があります。
   例：「希望収集に2時間、作成・調整に4時間、共有・修正対応に2時間で計8時間」
3. 「絶対に失敗できない、または法的に守らなければならない条件は何ですか？」
   これはシステムが自動でチェックすべき必須の制約条件となります。
   例：「人件費を予算の25%以内に抑えること」「週40時間超の勤務者には休憩を確実に入れること」

この質問を通じて、シフト作成者の「調整疲れ」の核心と、それを解消するためのシステムの必須要件が明確になります。

ステップ２：調整負荷を劇的に減らす「3大機能」の評価基準

スタッフの出入りが多い現場では、特に以下の「調整負荷を減らす機能」の有無と性能が、システム選びの最重要ポイントになります。なぜならば、パート・アルバイトスタッフの流動性が高いため、シフト作成ルールや個々の習熟度が常に変わり、管理者の手作業での修正・登録作業は無限に増えてしまうためです。

また、私生活を優先するスタッフの急な希望変更や欠員対応をアナログな方法で行うと、その都度業務が麻痺するため、システムによる自動化が不可欠です。

1. 従業員ファーストのシフト希望収集機能

パート・アルバイトはスマホでの操作に慣れています。システムがストレスなく利用できるかが定着の鍵です。

• 提出のしやすさ
  LINEや専用アプリなど、普段使い慣れたツールと連携できるか。

• 柔軟な提出
  「時間単位」「日数単位」だけでなく、「特定の日だけNG」など、柔軟な希望提出に対応しているか。

• 提出漏れ対策
  提出期限前の自動リマインド機能があるか。

2. シフト管理者の負担を軽減する自動シフト作成・調整機能

複雑な希望や条件を考慮しつつ、自動で最適なシフトを作成できる機能は、あなたの調整時間を劇的に減らします。なぜなら、システムが数万通りの組み合わせを瞬時に計算し、最適な案を提示してくれるため、人間が手作業で試行錯誤する時間がなくなるからです。

• 希望・公平性の反映
  スタッフの希望だけでなく、過去の勤務実績や公平性を考慮した自動作成が可能か。

• スキル・必要人数の加味
  「特定の時間帯はベテラン必須」「レジ担当は最低2人」といった現場独自の複雑な条件をどこまで設定・反映できるか。

• 法的チェック
  法定休憩や連続勤務日数など、労働基準法違反を自動でアラートする機能があるか。

3. 欠員・変更に即座に対応するコミュニケーション機能

急な欠員や、シフトを交換したいスタッフ間の調整を円滑にする機能は必須です。特に、土日祝日や深夜など、管理者が現場にいない時間帯の緊急対応時に必須となります。

• ヘルプ募集
  欠員が出た際に、条件に合うスタッフへ一斉にヘルプを募集し、応募があったらすぐに管理者が承認できる機能。

• リアルタイム共有
  シフトが確定・変更されたら、アプリを通じて瞬時に全員に通知されるか。

• 個人チャット機能
  シフトに関する個別連絡をシステム内で完結できるか（私用メッセージアプリとの混同を防ぐため）。

ステップ３：費用対効果と現場の定着率で最終判断する

最後に、システムが現場にスムーズに導入され、継続的に使われるための評価を行います。

1. コストは「人あたり」の月額で比較する

出入りの多い現場では、「利用人数×単価」で費用が決まるシステムが多いです。スタッフの退職・入社が頻繁なため、アクティブでないアカウントの削除や更新を怠ると、使っていない人数分のコストが継続して発生し続ける点に注意が必要です。

• 休眠アカウントの扱い
  退職したスタッフのアカウントを削除せず放置すると費用がかさむ場合があります。アカウントの追加・削除のしやすさや、休止時の課金体系を確認しましょう。

• 機能と価格のバランス
  単に安いだけでなく、前述の「3大機能」が充実しているか、得られる時短効果に見合った価格か（費用対効果）を重視してください。

2. 従業員への説明コストも考慮する

システムを導入しても、操作が難しければ「紙の方が楽だった」と不満が噴出し、定着しません。特にアルバイトやパートは入れ替わりが激しいため、システム操作が複雑だと、新人への説明や教育にかかる時間が管理者にとって新たな負担になりかねません。

• 直感的なUI
  特にシフト提出画面がシンプルで分かりやすいか。複雑な機能は管理者側画面に集約し、従業員側画面では提出と確認に必要な操作だけが表示されるように設計されているかを確認しましょう。

• 無料トライアルの実施
  候補を絞ったら、必ず無料トライアルで管理者だけでなくアルバイトスタッフ数名にも触ってもらい、フィードバックを集めましょう。

調整疲れから解放され、より戦略的な管理へ

この記事で解説した通り、アルバイト・パートの出入りが激しい現場において、シフト管理システムは単なる効率化ツールではなく、「調整疲れ」を解消し、スタッフの離職を防ぎ、法令遵守を徹底するための必須の投資です。

特に「従業員ファーストの希望収集機能」「自動シフト作成・調整機能」「緊急時対応のコミュニケーション機能」という3つのポイントに注目し、現場のニーズと合致するかを無料トライアルで徹底的に見極めてください。

【事例】パート・アルバイトが多い現場の課題解決事例「SHIFTEE（シフティー）」

もしあなたが「複雑なシフト条件」や「急な欠員対応」に悩んでいるなら、クラウド型シフト管理システムの「SHIFTEE（シフティー）」は有力な選択肢の一つです。

SHIFTEEは、アルバイトやパートが多い現場の複雑なシフトに対応できることを強みとしており、「調整負荷を減らす」機能が充実しています。

• スキル・役職を考慮した過不足の可視化
  時間帯ごとの必要人数に対し、スキルや役職（例：レジ担当、ベテラン）を絞って過不足を可視化でき、必要な人材の配置ミスを防ぎます。

• スマホ完結の希望提出と自動反映
  スタッフがスマホから簡単に希望を提出でき、それが自動でシフト作成画面に集約されるため、管理者の手入力や集計作業が完全に不要になります。

• ヘルプ募集機能と複数店舗管理: 全店舗のシフトをクラウドで一元管理できるため、急な欠員が出た際、他店舗を含めたエリア全体からヘルプ募集を一斉送信し、迅速な人員確保が可能です。

SHIFTEEのように、複雑な現場の要件に対応し、かつ従業員側も使いやすいシフト管理システムを選ぶことで、シフト担当者は本来のマネジメント業務に集中できるようになります。まずは無料トライアルを活用し、自社の「調整負荷」がどれだけ軽減されるかを試してみることを強くお勧めします。

シフト作成管理者の時間を取り戻し、ストレスのないシフト管理を実現しましょう。