病院やクリニックにおけるシフト作成は、単なるスケジュール管理ではありません。それは、患者様の命を守るための「安全管理」であり、同時に診療報酬を左右する「経営管理」そのものです。
「2交代・3交代が混在し、夜勤の回数制限をクリアするだけで精一杯」 「ベテランと新人の組み合わせなど、考慮すべきルールが多すぎて頭がパンクしそう」
24時間365日の診療体制を維持しながら、膨大な制約条件をすべて人の手で処理する従来の手法は、もはや現代の病院運営における大きなボトルネックとなっています。本記事では、医療特有の複雑な夜勤配置をシステムで最適化し、安全な医療提供と業務効率化を両立させる方法を解説します。
第1章：医療現場を追い詰める「3つの深刻な管理課題」
医療現場におけるシフト作成は、一歩間違えれば重大な事故に直結しかねない、命を預かる責任を伴う業務です。24時間体制を維持するための複雑な夜勤ルールに加え、診療報酬の算定基準を満たす厳格な人員配置が法的に義務付けられています。
1. 夜勤・交代制勤務の複雑なルール
「夜勤は月72時間以内」「夜勤明けの翌日は休みにする」など、スタッフの健康を守るためのルールが数多く存在します。これらをパズルのように組み合わせる作業は、管理者の精神を著しく消耗させます。
【よくある医療機関のシフトの悩み】
2交代・3交代が混在し、スタッフごとに異なる勤務形態を組み合わせるのが困難
夜勤の連続回数や勤務間インターバルが守られているか、目視確認に限界を感じている
欠員が出た際、基準を維持しながら代わりのスタッフを探す調整に時間を取られている
2. 診療報酬に関わる「人員配置基準」の遵守
入院基本料の算定には、看護師の配置基準を遵守し、その証拠となる「様式9」という「病院が、国から決められた人数の看護師をちゃんと配置しているか証明するための書類」を正確に作成しなければなりません。「様式9」の記載ミスは返還金（減収）リスクに直結します。
【よくある医療機関のシフトの悩み】
毎日変動する入院患者数に対し、必要な看護師数が満たされているか計算し続ける負担が大きい
様式9の作成が月末に集中し、看護部長や事務方の深夜残業が常態化している
監査時に不備を指摘されないか、常に不安を抱えながら作成している
3. スキルの偏りと離職リスク
慢性的な人手不足の中、特定のスタッフに夜勤が偏るなどの不公平感は、離職の決定打になりかねません。しかし、手作業では「スキルの組み合わせ」まで配慮する余裕がないのが実情です。
【よくある医療機関のシフトの悩み】
ベテランと新人のバランス、特定の処置ができるスキルの保持者など、安全な組み合わせが担保しきれない
複雑な制約の中でも最大限「希望休」を叶えてあげたいが、手書きの表では限界がある
スタッフの疲弊が目に見えているのに、シフトを回すために無理を言わざるを得ない
第2章：シフト管理システムが実現する「医療安全と経営の最適化」
シフト管理システムは、シフト管理者が頭の中で行っている複雑な制約条件を、高度なアルゴリズムで瞬時に処理します。
各病棟の人員配置基準や、スタッフ個々の夜勤制限、さらには「この人とこの人は組ませる」といった現場の相性までをシステムが学習し、最適なシフト案を提案します。これにより、質の高い看護・介護サービスの提供に注力できる環境を整えます。
夜勤・勤務ルールの自動チェック
「夜勤の連続は2回まで」といった独自の制限を一度設定すれば、システムが自動で検知。ルール違反のシフトは作成できないよう制御するため、コンプライアンスを徹底できます。スキルの可視化と組み合わせ最適化
「緊急時対応ができる看護師を必ず1名配置する」といった高度な配置も、システムが自動で行います。経験値の偏りをなくし、医療安全の向上に寄与します。
第3章：シフト管理システムの導入を検討すべき医療機関のポイント
「人員配置基準の維持が経営の柱であり、かつ作成工数が限界を超えている現場」ほど、シフト管理システムの導入メリットは大きくなります。 特に、複数の病棟を持つ病院や、救急対応を行う急性期病棟では、シフト管理システムによる自動チェックが「医療安全」を守る強力な盾となります。管理職一人で全てのルールを把握し続けるのが限界に達している場合、デジタル化によって業務を標準化し、誰でも正確な管理ができる体制を整えるべきです。
シフティーが向いている医療機関・病院
- 夜勤や交代制のルールが厳格
「夜勤明けの翌日休み」や「特定スキルの組み合わせ」など、目視チェックが限界の現場で効果を発揮します。 病棟間の応援やヘルプが頻繁
病院全体でスタッフの稼働状況を可視化し、人員の最適配置をスムーズに行いたい場合に適しています。
一方で、シフト管理システムの導入は単なる「ツールの入れ替え」ではなく、現場の運用フローそのものを見直すきっかけになります。自院のルールがどこまで明文化されており、システムに落とし込める柔軟性があるかを確認することが、成功への第一歩となります。無理に全ての機能を使いこなそうとするのではなく、まずは「最も時間を奪っている業務」の解消に焦点を当てることが重要です。
シフティーが向いていない医療機関・病院
スタッフが少人数で固定されている
5名程度のクリニックなど、顔を合わせるだけで調整が完結する環境では、手書きの方が早い場合があります。勤務形態が極めてシンプル
全員が日勤のみで、夜勤や特殊な交代制が存在しない場合は、システムの機能を十分に活用しきれません。デジタル化への抵抗が極めて強い
スマホやPCでの操作に全く対応できないスタッフが大半を占める場合、かえって現場が混乱する可能性があります。
まとめ：医療従事者の「働きやすさ」をシフトから支える
医療現場のシフト管理は、単なる時間割ではなく、病院の「安全」と「経営」を支える心臓部です。
シフト管理システムの導入は、単なる効率化ではありません。「複雑な勤務形態で現場が疲弊している医療機関」にこそ、システムというパートナーが必要です。 複雑な計算をシステムに預けることで、シフト管理者は「書類と戦う時間」を「スタッフや患者様と向き合う時間」に変えることができます。
「現場のルールが特殊だから」と諦める前に、ぜひ一度ご相談ください。シフティーは、貴院の安心・安全な体制づくりを、シフト管理の面からサポートいたします。