店舗運営をうまく回すためには、働くスタッフのシフト管理が非常に大切です。しかし、アナログでシフトを作成したり、確定したシフトを共有したりするのは作業効率が悪く、ミスの要因にもなってしまいます。

そこでおすすめなのが、シフト作成・管理ツールの導入です。シフト作成や管理業務を効率化することで、シフト作成以外の業務に注力でき、生産性アップにつながります。

本記事では、シフト作成ツールの概要をはじめ、導入するメリットやツールの選び方について詳しく解説します。数あるシフト作成ツールのなかからおすすめのツールを厳選して紹介しますので、シフト作成の業務で大きな負担を抱えている担当者の方や、現場の業務効率を高めたいと考えている経営者の方はぜひ参考にしてください。

シフト作成ツールとは

シフト作成ツールとは、従業員のシフトを効率良く作成・調整・管理できるツールのことです。これまで手間のかかっていたシフト希望の回収から集約、そして完成したシフトの共有までをすべて一つのツールで行えるため、シフト作成や調整に必要な業務をまとめて効率化できます。

シフト作成ツールはさまざまなタイプがリリースされていますが、最近ではクラウド上で管理するシステムが主流です。店舗や本部のパソコンでシフト管理できるだけでなく、スタッフ個人のスマートフォンやパソコンからもシフト状況を簡単に閲覧できるため、利便性が高いツールといえます。

このように、シフト作成ツールは今まで手作業でこなしていた作業を自動で行えるため、業務効率化につながるでしょう。

Excelを活用したシフト管理の課題

シフト作成ツールが広まるまでは、Excel（エクセル）などの表計算ソフトを活用した管理方法が主流でした。従業員が記入したシフト希望表を回収し、Excelに入力をしてシフトを組むアナログな作成方法は、少ないスタッフ数であれば問題なく対応できますが、人数が多くなればなるほど管理者の負担が大きくなります。

インターネット上にあるExcelを用いたテンプレートを活用したり、設定次第で勤務日数や時間の勤怠管理を自動計算できたりもしますが、Excelを活用したシフト管理は手入力や打ち直しをするケースがほとんどのため、どうしてもヒューマンエラーが避けられません。

シフト作成者の業務負担を軽減することはもちろん、管理する際に生じがちなヒューマンエラーをなくすためにも、シフト作成ツールの導入がおすすめです。

シフト作成ツールの主な機能

シフト作成ツールの主な機能は、次の4つです。

それぞれの機能について詳しく紹介します。

①シフトの申請

シフト作成ツールでは、スタッフのスマートフォンから簡単にシフト希望の申請が可能です。なかには、スマートフォンなどを用いてアプリからシフト希望を提出できるものも存在します。

時間や場所を選ばずに気付いたタイミングでシフト申請ができるため、シフトの回収率向上にもつながります。申請状況は常にリアルタイムで更新されるので、管理者もスムーズに確認できます。

②シフトの作成

シフト作成ツールでは、設定した条件に合わせてAIが自動でシフトを作成してくれます。シフト作成を最適化するアルゴリズムを活用・応用することで、時間や曜日、必要なスタッフ数やスキルなどの細かな設定ができ、ミスのないスムーズなシフト作成が可能です。

高校生の22時以降の勤務など労務規定違反やリスクがあるシフトに対しては、アラート通知で知らせてくれるので、問題のあるシフトにも迅速に対応できるでしょう。

③シフトの調整

AIによって自動で作成されたシフトに対して、細かな調整ができるのもシフト作成ツールの特徴です。大まかなシフトが作成できたら、休みや勤務時間帯などのスタッフの希望や条件に配慮しながら、より細かく調整できます。

例えば、機械メンテナンスなどによって急な時短営業が必要になった場合でも、該当する月だけシフトを調整するなど柔軟に対応できるツールも存在します。

体調不良などで急な欠勤に対応するためのヘルプ募集やシフト交換などをアプリ上で管理できるツールもあるので、スタッフの過不足の調整もしやすいでしょう。

④シフトの共有

確定したシフトは、メールやアプリを活用してスタッフに向けて一括送信されるため、共有する手間が省けます。ほとんどのシフト作成ツールはモバイル対応しており、インターネット環境が整っていればスタッフのスマートフォンからいつでもどこからでも確認可能です。

スタッフへの共有だけでなく、店舗やオフィスに掲示するための印刷機能を備えたツールも数多くリリースされています。日別や週別、月別など、目的や用途に合わせて出力スタイルを選べるため大変便利な機能です。

シフト作成ツールを活用するメリット

シフト作成ツールを活用することで、シフト管理者だけでなく、従業員にとってもさまざまなメリットがもたらされます。ここでは、シフト管理者と従業員の2つの立場から見たメリットについて詳しく紹介します。

シフト管理者にとってのメリット

シフト管理者にとって、シフト作成ツールを活用するメリットは次の5つです。

それぞれのメリットを詳しく見ていきましょう。

①シフトの作成時間が削減される

シフト作成ツールを活用することで、スタッフのシフト希望を簡単に回収できるうえに自動でシフトを作成してくれるため、手作業でかかっていた手間や時間を大幅に削減できます。

スタッフのデータをはじめそれぞれの勤怠状況、さらには打刻システムと紐付けて一元管理できるシフト作成ツールもあるので、スタッフの人数が増えれば増えるほど煩雑になりがちな勤怠も管理しやすくなるでしょう。

②ミスやリスクを抑制できる

シフト作成ツールを導入することで、ミスを回避できるのも大きなメリットです。

それぞれのスタッフから回収したシフト希望をExcelや紙の管理表に反映する際には、間違いが生じがちです。入力間違いや伝え間違い、伝え忘れなど、手作業ではどうしてもミスが発生してしまいやすくなります。

シフト作成ツールを導入すれば、スタッフから提出されたシフト希望が自動的にツール内に反映され、他のスタッフの希望内容と合わせたシフト作成が可能です。作成したシフトはワンクリックで簡単に共有できるため、全体共有もスムーズに行うことができます。

③勤怠管理の負担が軽減される

勤怠管理の負担が大幅に軽減されることも、シフト作成ツールを導入するメリットになります。

勤怠管理に関する法律は日々改訂されるため、最新の労務に関する法律に沿ったシフト作成には専門知識が必要です。Excelや紙ベースのデータをチェックするだけでは、特定のスタッフが働きすぎていたり、業務負担が大きかったりする場合の勤怠状況の把握は容易ではありません。

スタッフの労務ケアはもちろんのこと、勤怠管理者の負担を軽減するためにも、シフト作成ツールは非常に有効な手段です。

④シフトの安定化を図れる

シフト作成ツールを利用することで、スタッフの希望に合わせてシフトを作成できるだけでなく、労働基準法に関する法令や就業規則に準じたシフト作成にも対応できます。

従業員にとっても、希望したシフトで安定して働けるため、労働環境の満足度アップにつながるでしょう。

⑤効率的な従業員配置により業務が改善される

シフト作成システムを導入することで、これまでシフト作成にかかっていた手間や時間を大幅に短縮でき、シフト作成者の業務効率化を図れます。シフト作成にかかる時間が短縮した分、他の業務に充てられる時間が増えるため、生産性も高まります。

さらに、事前に設定した条件をもとに必要な人員や配置を自動で計算できるのも、大きなメリットです。シフトの変更が必要な場合にも柔軟に対応できるうえ、曜日、時間帯、繁忙期などのシーズンによって最適な条件設定を行えます。その結果、無駄な人件費を省け、最終的に企業としての利益にもつながるでしょう。

従業員にとってのメリット

シフト作成ツールを導入することで、従業員にとっても次のようなメリットがもたらされます。

それぞれの内容について詳しく紹介します。

①いつでもどこからでもシフトを確認できる

シフト作成ツールの多くは、専用アプリと連動しています。そのため、スタッフは手持ちのスマートフォンを使っていつでもどこでもスケジュールが確認できるのが、大きなメリットです。

Excelや紙ベースでシフト作成をする場合、シフトが完成するまでに時間がかかるため、予定が立てづらいというデメリットがあります。しかし、シフト作成ツールを導入すれば、適切な人員配置をしながら短期間でのシフト発表が可能です。従業員も、シフトを簡単に確認できるため予定を組みやすくなります。

②シフト希望を簡単に提出できる

Excelや紙ベースでシフト作成をする場合、スタッフはシフト希望を提出するためだけにわざわざ店舗へ出向かなければなりません。しかし、シフト作成ツールを活用することで、アプリ上でいつでもどこからでも提出できます。

回収したシフト希望はツール上で集計後、最適なシフトをシミュレーションし、スタッフの希望に近いシフト表作成が作成されます。結果として、シフトの偏りなどの不平等な状況やスタッフ間の不満を解消できるでしょう。

シフト作成ツールのタイプは主に3つ

シフト作成ツールと一言でいっても、搭載する機能やタイプがそれぞれ異なりますが、大きく分類すると次の3つのタイプに分けられます。

それぞれのタイプの特徴を見ていきましょう。

①【有料版】シフト作成や管理に特化したタイプ

シフト作成や管理に特化した有料版のツールは、スタッフからのシフト希望の回収やシフトの自動作成、店舗ごとのシフトの共有など、シフトの作成・管理・共有をより効率的に行えるのが特徴です。

アルバイトやパートスタッフを大勢抱えていてシフト作成に苦戦するケースや、複雑な勤務条件を考慮しながらのシフト作成に苦労しているケース、さらには残業超過などの労務管理に不安を感じているケースにおすすめのタイプといえるでしょう。

②【無料版】で利用できるタイプ

シフト作成・管理に特化したシステムの一部を無料で使えるタイプのツールです。スタッフのシフト希望の提出や管理、回収したシフト希望を使ってシフトを確定させるなどの基本的な機能を利用できます。

ただし、無料で利用できる分、使用できるスタッフの人数や機能に制限があるツールがほとんどであるため、事前に利用可能な機能や条件を確認する必要があります。

無料プランで使い勝手を確認してから、有料プランに切り替えるという方法もおすすめです。より多くのスタッフに対応するツールが必要な場合や複数拠点で勤怠管理をする場合など、踏み込んだ機能を利用したい状況になった際は、無料プランから有料プランへの切り替えを検討しましょう。

③【有料版】勤怠管理システムに含まれているタイプ

勤怠管理システムのなかにシフト作成機能が含まれているタイプも存在します。勤怠管理とシフト情報が自動的に連携されるため、勤怠管理がしやすく、給与計算をする際にとても便利です。

ただし、勤怠管理システムは「就業状況」を管理するものであり、シフト作成ツールは「就業予定」を管理するもので、目的が大きく異なります。そのため、別々のツールを導入するケースが多く見られます。

シフト作成業務を効率化したい場合は、シフト作成に特化したツールの導入を検討しましょう。

シフト作成ツールの選び方

さまざまな種類のシフト作成ツールがリリースされているなか、自社やチームにとって最適なツールを選ぶうえでチェックしたいポイントがいくつかあります。

それぞれのポイントについて詳しく紹介していきます。

①自社の業種にマッチしているか

シフト作成ツールを導入する際は、自社の業種にマッチしているかを確認しましょう。

飲食業や販売業、サービス業、医療機関、一般企業の事務職など、自社の業種によって適切なシフト管理ツールは大きく異なります。例えば、日勤や夜勤といったシフトパターンがある飲食店やサービス業、医療機関などのように、時期や時間によって人員変動がある業種のシフト作成には多くの労力が必要です。

シフト作成ツールと一言でいっても、人員変動に対応してシフトを自動作成できるツールや複数の勤務形態に対応しているツールなど、タイプはさまざまです。自社の業種にマッチしたシステムを検討・導入しましょう。

②どこまで自動化できるか

導入予定のシフト作成ツールが、どの程度自動化に対応しているかも確認しましょう。自動的にシフトを作成できるツールが理想的ではあるものの、完全自動化のシフト作成ツールの場合は、細かな条件やスタッフのシフト希望のすべてを反映できないケースがほとんどです。

そのため、自動化できる分野と手作業しなければならない分野を明確に把握する必要があります。どうしてもツールで対応できない分野のみを適宜修正することで、シフト作成時の負担を大幅に軽減できるでしょう。

③どれだけ細かい条件設定に対応しているか

自社の勤務条件をどれだけ詳細に設定できるかも、シフト作成ツールの検討において大切なポイントです。

シフト作成のために、スタッフの希望を組み合わせるだけでなくさまざまな勤務条件を設定する必要がある職場も多いでしょう。例えば、ポジションやスキル別にシフトを組む場合や、勤務上限・下限を設定しなければならない場合は、細かな条件設定が必要です。

ただし、シフト作成ツールで詳細な条件設定をする場合には別途オプション費用が発生するケースがあるため、どこまでが標準機能であるかも併せてチェックしておきましょう。

④共有機能があるか

近隣に複数店舗を展開しているなど、他の店舗や事業所のシフト状況を相互に確認できると便利なケースも考えられます。そのような場合は、自店舗だけでなく他店舗のシフト状況を把握できる機能を搭載したツールを選ぶのがおすすめです。

⑤他の連絡ツールとの連携機能があるか

メールやSMSとの連携はもちろんのこと、その他の連絡ツールとの連携機能が搭載されているかを確認しましょう。システムの中でコミュニケーション機能があるツールのほうが利便性が高くおすすめです。

スタッフたちが日常的に使い慣れた連絡ツールを活用することで、シフト希望の回収率や急なシフト募集が発生した際の返信率も高まります。

⑥データ連携機能があるか

勤怠管理システムと一体化したシフト作成ツールではなく、シフト作成に特化したツールを導入する場合は、勤怠管理や給与計算をする際にデータ連携が必要です。

シフト作成ツールの多くはCVSデータ出力ができることから、基本的なデータ連携に対応しています。ただし、CVSデータよりも詳細なデータが必要な場合は、それらのデータに対応しているかどうかも併せて確認しましょう。

⑦プッシュ通知やアラート機能を搭載しているか

シフト作成や管理をする際に、プッシュ通知やアラート機能があるかも重要なポイントです。プッシュ通知は、確定したシフトを全体共有するときやシフト希望の提出を求めるときなどに活用できます。

その他にも、長時間労働が続いている場合や外国人留学生の勤務可能時間を超えてしまいそうな場合などに、アラートで知らせてくれるアプリもあります。

⑧柔軟なシフト体制に対応しているか

柔軟なシフト体制に対応しているかどうかも、シフト作成ツールを選ぶうえで重要なポイントです。早番や遅番など、店舗や事業所によってシフト体制は大きく異なります。特に、医療関係や介護関連などの職業には夜勤がつきものですので、日勤の勤務形態のみに対応したシフト作成アプリでは導入しづらいでしょう。

早朝や深夜など特別な時間に働くスタッフを抱える職場では、柔軟なシフト体制に対応できる作成ツールを選ぶ必要があります。

⑨見やすさや使いやすさ

シフト作成ツールの見やすさや使いやすさも、重視すべきポイントの一つです。

シフト希望の収集や作成にかける手間や時間を大幅に省けることが、ツールを導入する大きなメリットです。しかし、いくら高機能なツールであっても、操作性が悪かったり入力方法がわかりづらかったりすると、スタッフはもちろん管理者にも大きな負担がかかってしまいます。

直感的に操作でき、システムを使い慣れないスタッフでも使いやすいツールであるかが非常に大切です。幅広い年代の人たちが利用しやすいツールの導入を検討しましょう。

⑩導入コストやランニングコスト

シフト作成ツールを導入する際は、導入にかかるトータルコストを確認しましょう。

ツールを導入する際にかかる費用の内訳は、大きく分けて次の2つです。

シフト作成ツールの多くはクラウド型がほとんどであるものの、なかには導入コストがかかるツールも存在します。

導入後は、月額料金が発生するツールが一般的です。しかし、月額制といっても利用人数や利用する機能によって料金が変動するなど、ツールによって必要なコストはさまざまです。

導入の際にはどのような料金形態であるかを確認し、月々にかかるトータルコストを試算してみましょう。自社の予算がいくらかを把握したうえで、無理のない範囲内で自社に最適なシフト作成ツール選びをすることが重要です。

【有料版】シフト作成や管理に特化したタイプ

ここからは、シフト作成や管理に特化した有料版ツールを厳選して紹介します。

上記5つのツールの特徴や導入コストについて、詳しく見ていきましょう。

SHIFTEE(シフティー)

株式会社システムサポートが提供する「SHIFTEE（シフティ）」は、店舗を複数運営している事業者や、アルバイトやパートスタッフの多い店舗におすすめのクラウド型シフト管理システムです。

複数店舗を展開している場合、それぞれの店舗でシフトを提出し、本部でまとめる作業は非常に大きな負担です。

SHIFTEEでは全店舗のシフトがクラウド上で保存されるため、他店舗のシフト状況も一目で確認できます。各店舗や対象エリアのシフトをシステム上で閲覧・管理することが可能なので、人手不足の店舗をすぐに把握できるでしょう。

カスタマイズ次第で複雑なシフトにも柔軟に対応するのはもちろんのこと、シフト表の見やすさや各種システムとの連携が可能な点も、大きな魅力です。

Airシフト

リクルートがサービス提供をするシフト管理サービス「Airシフト（エアシフト）」は、シフト作成はもちろん、管理者とスタッフ間のやりとりもしやすいツールです。

スタッフのシフト希望提出からシフトの作成、さらに勤怠管理までをAirシフト一つで完結できるため、業務効率化に大きく貢献できるでしょう。

Airシフトは、直感的に操作できるため、はじめてシフト作成ツールを利用する方でも使いやすいのが特徴です。スタッフのスマートフォンにアプリをインストールするだけなので、利用も簡単です。

ツール内のチャット機能を使うことで、スタッフとやりとりしながらシフトを作成できます。急な調整や連絡もAirシフトのみで完結することが可能です。

はたLuck

株式会社HataLuck and Personが提供する「はたLuck」は、チェーン店や多店舗運営に特化した店舗マネジメントDXアプリです。

はたLuckは、適正なシフト作成・管理をサポートする機能が充実しているのが大きな特徴です。シフト申請から調整、確認までの工程を一つのツールで完結できます。

シフト作成機能をはじめ、管理者とスタッフ間での情報共有機能、さらにはデータマネジメント機能やスタッフのモチベーションを高めるためのエンゲージメント機能など、さまざまな機能を利用できます。はたLuckの社内チャットを活用することで、日々のコミュニケーションも活発になるでしょう。

ジョブカン

株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン」は、簡単に出勤管理ができるクラウド勤怠システムとして人気のサービスです。

勤怠システムの「ジョブカン勤怠管理」とのデータ連携がスムーズにできるのが、大きな特徴です。また、変形労働時間制やフレックスなどさまざまなシフト形態にも対応しています。さらに、シフト作成機能も充実しており、直感的な操作でシフトの申請や作成が可能です。

作成したシフトはスタッフページにて共有できるため、いつでもどこでも好きなタイミングでシフトを確認できます。LINEから直近7日分のシフトを確認できるので、管理者だけでなく、スタッフにとっても使いやすいツールといえるでしょう。

勤務シフト作成お助けマン

JRの関連会社である鉄道情報システム株式会社が提供する「勤務シフト作成お助けマン」は、シフト作成にかかる時間を大幅に短縮し、負担を軽減するためにリリースされたシフト作成ツールです。

シフトの自動作成機能が充実しているのが特徴で、スタッフの勤務希望や条件を考慮したシフト表を簡単な操作で自動作成できます。

早番や遅番、夜勤向けの「勤務シフト作成お助けマンDay」と、アルバイト・パートなどのスタッフ向けの「勤務シフト作成お助けマンTime」の2つのツールを提供しているため、シフトスタイルに合わせて最適なツールを選べます。

クラウドサービスのため、初期コストや月々のランニングコストを抑えられるのも特徴です。スタッフの人数や会社の規模に合わせて導入できるでしょう。

【無料版】で利用できるタイプ

無料でシフト作成ができるツールやアプリを厳選して紹介します。

それぞれのツールの特徴について詳しく見ていきましょう。

Oplus(オプラス)

Oplus株式会社が提供する「Oplus」は、初期費用と月額料金が無料で利用できるシフト作成ツールです。

クラウド型のシフト作成ツールであるため、ブラウザはもちろん、アプリからでも好きなタイミングでシフトの提出や編集が可能です。

初期費用・月額料金がともに無料で利用できますが、自社のニーズに合わせて有料プランへの移行にも対応しています。無料プランでもシフト希望の提出や管理、確定作業まで一通り利用できるため、ツールの使い勝手を確認するのに無料プランを利用するのもよいでしょう。有料プランに申し込めば、勤怠機能をつけることもできます。

R-GROUP(アールグループ)

「R-GROUP」は、利用人数の制限なく完全無料で使えるクラウド型グループウェアです。累計1万2,000社以上の導入実績を誇っています。

R-GROUPの最大の特徴は、永久無料、かつ利用者数の制限なしで利用できることです。はじめてグループウェアを利用する企業や、導入済みのグループウェアからの乗り換えを検討している方におすすめのツールといえるでしょう。

ドラッグ&ドロップで配置していくだけで、簡単にシフトが作れるというシンプルな操作性も魅力です。管理者がシフトパターンを登録しておけば、誰でもすぐにシフトを作成できます。クラウド型ツールのため、アプリをインストールせずに利用できるのもうれしいポイントです。

ただし、細かなスケジュール管理には対応していないため、複雑なシフトを採用する現場での活用は難しいでしょう。

スマートシフト

「スマートシフト」は、パソコンの操作に慣れていない人でも利用しやすいシフト管理アプリです。

パソコンが苦手な方でも、アプリ上で簡単にシフト作成・管理ができます。カレンダーから日付を選択するだけでシフト提出ができるなど、シンプルな操作性が特徴です。その他にも、チャットや従業員一覧などの便利な機能が搭載されています。

無料で利用できるアプリで、iPhone・AndroidのOSに対応しています。規模の小さな店舗や事業所で、少ないスタッフのシフト管理をする場合におすすめのツールです。

調整さん

「調整さん」は、累計ユーザー2,500万人を誇るスケジュール調整ツールです。

一般的なシフト作成ツールのようにアプリのダウンロードやログインをせずに、管理者から送信されるURLにジャンプして、勤務可能日を入力しシフトの調整を行います。シフト作成以外にも、飲み会やイベントの日程調整などの用途にも利用可能です。

パソコンだけでなくスマートフォンにも対応していますが、細かな条件設定ができないこと、そしてシフトの自動作成ができないことに注意しましょう。

シフト作成ツールの導入前に考えるべきこと

シフト作成ツールはただ導入すればよいのではなく、現場で活用できなければ意味がありません。そのため、ツールを導入する前にいくつか考えるべきポイントがあります。

それぞれのポイントについて詳しく解説します。

①シフト管理にマッチした社内体制を構築する

シフト作成ツールを導入するにあたって重要なのが、ツールを活用したシフト管理に対応できるような社内体制を構築することです。

特に、小売業やサービス業では、部門ごとに独自の役割を持って対応する姿勢が求められます。

店舗運営部門の役割

シフト管理を担う本部である「店舗運営部門」の役割は、ツールが現場でうまく運用できるように使用環境を整えることです。シフト作成ツールに対する業務要件を取りまとめて、導入店舗への教育や指導、経営層への状況報告などの業務を担当します。

モデル店舗の役割

モデル店舗とは、全店舗の模範となる店舗のことです。シフト作成ツールを検証する段階から、導入プロジェクトへの参画が求められます。他店舗にツールを導入する際は、他店舗からの問い合わせや相談に対応する役割があるのも特徴です。

情報システム部門の役割

情報システム部門では、シフト作成ツールと基幹システムとのデータ連携をスムーズにします。導入を検討しているシフト作成ツールが、セキュリティポリシーに違反していないかなどの検証も担います。

②シフト管理に関連する情報を収集・整理する

シフト作成ツールを導入する際には、シフト管理に関連する各種情報を収集し、マスター情報として整理しなければなりません。

一店舗のみでツールを導入する場合は、情報収集や整理はそこまで重要ではありませんが、複数店舗や現場で導入する際はマスターデータの良し悪しがシフト作成の精度を大きく左右します。

シフト作成ツールを導入する前に整理すべき情報は、主に次の4つです。

これら4つのカテゴリの情報を収集・整理することで、シフト作成ツールに必要なマスターデータとなり、シフト表や作業の割当表の作成に役立てられます。マスターデータの作成には時間と労力が必要です。時間をかけて正確な情報を収集していきましょう。

③導入の手順を理解する

シフト作成ツールの導入を成功させるためには、次の手順で正しく行うことが大切です。

1. 導入予定のシステムを1〜1.5ヵ月稼働させてみて様子を確認する
2. 実際に使ってみて感じた課題やギャップに対して、機能をカスタマイズして対応する
3. カスタマイズしたツールを1〜2ヵ月かけて使用し続けて様子を見る

まずは検証店舗を決めて、導入予定のシステムを1〜1.5ヵ月程度かけて実際に稼働させましょう。検証期間中に、従来のシフト作成の方法と新しいツールの間に生じるギャップを洗い出すことによって、導入後のミスマッチを最小限に抑えられます。

検証期間中に見つかった課題やギャップを解決するために、シフト作成ツールをカスタマイズします。この工程も3〜4ヵ月程度じっくり時間をかけて対応することで、必要な機能を洗い出せるはずです。

その後、カスタマイズした機能が搭載されたツールの最終検証を1〜2ヵ月かけて行います。検証後は、本部から現場への教育、準備、導入という流れで、3〜6ヵ月ほどかけてすべての店舗に導入していきましょう。

数多くの店舗を展開している小売業やサービス業では、全店舗に展開するまでに1年以上かかるケースもあります。さらに、シフト作成ツールの導入後に上手に運用していくためには、実際に使用する店舗の従業員が納得したうえで行うことが大切です。

シフト作成・管理は「SHIFTEE」がおすすめ

複雑なシフト作成・管理にお悩みの方やシフト作成業務の効率化を目指したい方におすすめなのが、シフト作成ツールの「SHIFTEE」です。

SHIFTEEは、小売業や飲食業などあらゆる業種の事業者におすすめのクラウド型シフト管理システムです。 アルバイトやパートスタッフのスケジュール調整も非常にスムーズに対応できるため、シフト作成の効率化を図れるでしょう。

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まとめ

シフト作成や管理に特化したツールを導入することで、従来のようなExcelや紙ベースでのシフト管理に比べて、シフト管理者だけでなくスタッフにとってもさまざまなメリットが生まれます。

シフト作成ツールには多くの種類がありますが、シフト管理に特化したもの、そして勤怠管理サービスの一機能としてシフト作成ができるものに分かれます。設定条件や共有機能、連絡手段ツールや他のツールとのデータ連携など、自社に必要な機能が何かを比較・検討しながら、最適なサービスを選びましょう。

シフト作成の効率化を図りたいなら、SHIFTEEがおすすめです。

ガントチャート形式でシフト作成やタスク割り当てがしやすいだけでなく、ブラウザとアプリの両方から利用できるため、シフト管理者はもちろん、現場で働くスタッフにも使いやすいツールとなっています。

複数店舗のシフトも一元管理できるうえ、さまざまな業界に合わせたシフト形式にカスタマイズできるのもうれしいポイントです。また、各種勤怠管理システムとも連携できるため、業務効率アップにも役立ちます。

豊富な機能を無料で利用できる45日間無料トライアルも実施中です。シフト作成ツールをお探しの方はもちろんのこと、既存の作成ツールに満足していない方も、この機会にぜひ導入を検討してみましょう。