ワークスケジュールは、売上予測や業務内容、従業員のスキルなどを考慮して作るため、適切な人員配置ができます。ワークスケジュールの作成は、適正な勤怠管理を行ううえでも重要です。

本記事では、ワークスケジュールの意味をはじめ、作成する目的やメリット、作り方を詳しくご紹介します。従業員の勤怠管理をスムーズに行いたい方、ワークスケジュールの作り方を知りたい方は、ぜひ参考にしてください。

ワークスケジュールとは？作業割当表との違い

ワークスケジュールとは、売上予測や作業内容などに合わせて従業員をどのように配置するかを計画することです。ワークスケジュールには、誰がどの仕事をするのかや休憩時間がいつなのかが詳しく書かれています。

作業割当表は、ワークスケジュールを従業員に提示できる形にしたものです。従業員は作業割当表を見れば何をすればいいのかがわかるため、上司が指示しなくても行動できます。

ワークスケジュールは勤怠管理にも重要！3つの理由とは

ワークスケジュールは勤怠管理をするうえでも重要です。

具体的にワークスケジュールが重要な理由は以下の3つになります。

従業員の健康を守れる

ワークスケジュールで従業員の労働時間を適切に管理できれば、長時間労働を防げ、従業員の健康を守れます。

現在、働きすぎが問題になっており「働き方改革」が推進されています。厚生労働省の「令和3年労働安全衛生調査（実態調査）」によると、「仕事や職業生活に関することで強いストレスや不安になっていることがある」と回答している労働者は53.3％でした。また、ストレスの理由1位が「仕事の量」で43.2％でした。

長時間労働はストレスにつながり、病気や過労死を引き起こす恐れもあります。過度な長時間労働を減らし、従業員の健康を守ることは、企業の重要な責務の一つです。

支払う賃金を正確に把握できる

ワークスケジュールの作成により、支払う賃金を正確に把握できます。

勤怠管理が適切に行われないと、従業員の給与把握が難しくなります。労働した時間すべてに対して賃金が払えない場合、従業員とのトラブルに発展してしまうかもしれません。

正確な労働時間を把握し、賃金を支払うためにもワークスケジュールの作成は重要です。

コンプライアンスを遵守できる

労働基準法では、一日8時間、1週間に40時間を超えて働かせてはならないと定められています。適切な勤怠管理ができなければ、労働時間を正確に把握できず、上限を超えて働かせてしまうかもしれません。

つまり、気付かぬうちに労働基準法に違反してしまうリスクがあるということです。法令違反により労働基準監督署から是正勧告を受けたり、従業員から訴訟を起こされたりすれば、企業のイメージが損なわれてしまう恐れもあります。

コンプライアンスを遵守するためにも、ワークスケジュール作成は欠かせません。

ワークスケジュールを作るメリット

ワークスケジュールを作るメリットには、以下の5つが挙げられます。

ここでは、それぞれの詳細を解説します。

勤怠管理が簡単にできる

ワークスケジュールを作れば、勤怠管理が簡単にできます。

人数が少なければ、ワークスケジュールを作成しなくても勤怠管理ができ、作業内容も口頭で指示できるかもしれません。しかし、人数が増えると、従業員の割り当てや口頭で作業指示を出すのも大変になってしまうでしょう。

ワークスケジュールには、いつ誰が出勤すればいいかだけでなく、作業内容も提示されているため、人数が増えても勤怠管理が簡単にできるようになります。

適切な人員配置ができる

ワークスケジュールにより、適切な人員配置が可能です。

パートやアルバイトの場合、勤務日や勤務時間は従業員の希望を考慮して作成されます。希望だけを考慮してスケジュールを立ててしまうと、日によって人員不足や人員過多が発生してしまう可能性もあるでしょう。

ワークスケジュールは売上予測に基づいて作られるため、作業量が多いときに従業員を増やしたり、業務が少ないときに減らしたりでき、適切な人員配置を実現できます。

ムリ・ムダを防げる

ワークスケジュールの作成により、計画段階で従業員の過不足が把握できるため、ムリ・ムダを防げます。従業員が少ない・多すぎるケースが減るため、仕事が回らなくなったり暇な人員が出たりすることもありません。

結果的に、人件費が売上に対して多くなり利益が減ってしまう心配もなくなるでしょう。また、ワークスケジュールには業務内容も示されており、従業員がいつどのような作業をすればいいかわかるため、作業効率化にもつながります。

従業員のスキル向上につながる

ワークスケジュール作成により、従業員のスキルを向上できます。

勤務が一部のメンバーに偏ってしまうと、業務が属人化してしまい、新人の育成が難しくなるでしょう。ワークスケジュール作成により必要な作業やスキルが明確化されれば、新人に新しい仕事を担当させたり、ベテランと新人を一緒に配置したりできます。

従業員の満足度が上がる

ワークスケジュールを作成すれば、従業員の満足度が上がる可能性があります。ワークスケジュールを作成すれば従業員一人ひとりの正確な勤怠状況を把握できるため、法令に沿った勤怠管理が可能です。

サービス残業や長時間労働は、従業員の満足度を低下させます。ワークスケジュールの作成により職場環境を改善できれば、従業員の健康状態も良くなり、モチベーションアップにもつながるでしょう。

ワークスケジュールに必要な要件

ワークスケジュールは、効率的に仕事をしてもらうために作るものです。具体的な作業内容が書かれていなければ、何をすればいいかわからず「必要のない仕事をする」「二人が同じ作業をしてしまう」などの問題が起こる恐れがあります。

ワークスケジュールに求められる要件には、以下のようなものが挙げられます。

従業員が多くなると、適切な管理も難しくなります。また、ワークスケジュールを作っていくなかで問題点が出てくる場合もあるでしょう。スムーズに作成するためにも、次に説明するワークスケジュール表の作り方を参考にしてください。

ワークスケジュール表の作り方：作成前準備と必要な知識

ワークスケジュールを作るためには、作成前の準備が重要です。また、作成するうえで必要な知識もあります。

ここでは作成前の準備や必要な知識を詳しく解説するので、参考にしてください。

作成前の準備

ワークスケジュールには、従業員のスキルや作業内容を記載する必要があります。そのため、従業員のスキルや作業内容を細かく把握しなければなりません。また、曜日や時間帯ごとに必要になる作業内容や、業務を行うタイミングなどを洗い出すことも重要です。

その日に必要な作業がスムーズに行えるよう、ワークスケジュール作成に必要な情報をすべて洗い出し、整理しておきましょう。

マンアワーの把握

マンアワーとは、仕事を一人で行った場合にかかる作業時間を表す単位（MH）のことで、人時とも呼ばれます。マンアワーは「作業人数×時間」で求められます。

例えば、資料整理の業務に一人で4時間かかるとすると、資料整理のマンアワーは「4MH」です。二人で資料整理を行った場合、一人あたり2時間で作業できることになります。

ワークスケジュールでは、作業に「何人必要なのか」「どのくらい時間がかかるのか」を把握しなければ適切な管理ができません。ワークスケジュールを適切に作成するためにも、作業ごとのマンアワーを把握しましょう。

アワー管理

マンアワー管理とは、マンアワーに基づいた管理手法のことです。マンアワー管理では、「必要MH」「投入MH」「過不足MH」の3つの指標を用います。

必要マンアワーは、業務に必要なマンアワーのことで、曜日や時間帯によって異なる場合もあります。投入マンアワーは、実際に投入したマンアワーのことです。実際に業務を行った「人数」と「勤務時間」から算出します。

過不足マンアワーは、「投入MH－必要MH」で求められます。過不足マンアワーの把握によりムダなマンアワーの投入を防げ、適切な人員配置が可能です。

ワークスケジュール表の作り方：エクセルの関数や機能

ワークスケジュールを作成する場合に利用できるのが、エクセルです。エクセルで表は簡単に作れますが、より使いやすくするためには関数や機能を利用する必要があります。

エクセルの関数とは、目的の計算をするための数式のことです。ここでは、ワークスケジュールで利用する関数や機能を解説します。

日付入力（DATE関数）

ワークスケジュールに日付入力をするときに使うのが、DATE関数です。まず、日付を表示したいセルを選び（仮にA1とする）、「数式」タブ→「日付／時刻」→「DATE」の順にクリックします。

年、月、日の表示が出るので、それぞれに数字を入力し、OKをクリックします。例えば、2023年7月1日なら、A1には日付「2023/7/1」が入力され、数式バーには「=DATE(2023,7,1)」と入力されているでしょう。

次の日を入力するセル（仮にA2とする）に半角で「=A1＋1」と入力したら、A2セルを選び、セルの右下にカーソルを合わせ、＋印の上で左クリックします。そのまま下にドラッグすれば入力完了です。

通常は2023/7/1と表示されますが、表示を変えたい場合はセル上で右クリックし、セルの書式設定から好みの表示を選べます。

曜日入力（WEEKDAY関数）

曜日入力をするときに使うのが、WEEKDAY関数です。DATE関数で表示されている日付を利用し、WEEKDAY関数で曜日の表示ができます。

A1に「2023/7/1」と入力されており、B1に曜日を表示させるとします。B1セルを指定し、数式バーに「=WEEKDAY(A1)」と入力します。B1には数字の7が入力されますが、7は土曜日のことです。数字は1～7まであり、1が日曜日、2が月曜日を表します。

次に、数字表記から曜日表示に直しましょう。B1で右クリックし「セルの書式設定」を選択します。表示形式の「ユーザー定義」の種類にある「aaa」を選び、OKをクリックすると曜日入力完了です。

他のセルにも反映させるため、B2の右下にカーソルを合わせ、＋印が表示されたら左クリックしたまま下にドラッグします。

出勤日数（COUNTA関数）

出勤日数や稼働人数を入力するのに使うのが、COUNTA関数です。

出勤日数を把握するためには、従業員の出勤日数を表示させたいセルをクリックし、数式バーに「=COUNTA(範囲指定)」と入力します。範囲指定先は、従業員の出勤予定が示されたセルの全体を表し、「C3:C33」のように入力します。「=COUNTA(」の入力後に、指定範囲の上から下までドラッグさせて「)」を入力すれば完了です。

なお、数式バーは半角で入力します。

稼働人数（COUNTIF関数）

検索条件に合ったセルの数を求めるのが、COUNTIF関数です。早番や遅番、日勤、夜勤などを表に入力している場合に便利です。

まず、稼働人数を入力させたいセルを選び、数式バーに「COUNTIF(範囲指定,”検索条件”)」と入力します。検索条件には「早番」や「遅番」など、セルに入力している文字と同じ文字を入力しましょう。早番の人数が知りたい場合は、「=COUNTIF(C4:F5,”早番”)」のように入力します。

一日の出勤人数（SUM関数）

一日の出勤日数の合計を入力する際に使うのが、SUM関数です。COUNTIF関数により早番や遅番の人数が数値化されているため、その合計をSUM関数で計算します。

出勤人数を表示させたいセルに「=SUM(範囲指定)」と入力すれば完了です。SUM関数は、一日の出勤人数だけでなく、従業員ごとの毎月の勤務日数や勤務時間の合計の算出にも使えます。

プルダウン機能

担当者や作業内容をセル内で簡単に入力できるようにする機能が、プルダウン機能です。プルダウン機能により、早番や遅番、従業員の名前を入力する必要なく、簡単に選択できるようになります。

プルダウンを利用したいセルの全体を選んだら、データタブの「データの入力規則」をクリックし、入力値の種類から「リスト」を選択しましょう。「ドロップダウンリストから選択する」にチェックを入れ、元の値の欄に、入力したい文字を入力します。項目の間には半角カンマ「,」を使って「早番,遅番」のように入力し、OKをクリックしたら完了です。

色付け機能

表を作ったあと、見やすくするときに使うのが色付け機能です。日付部分のみ色付け、担当作業ごとに色付けすれば見やすい表が作れます。色付けしたいセルをすべて指定したら、ホームタブ、バケツマークをクリックし、好みの色をチェックすれば色付け完了です。

ワークスケジュール作成のポイント

ワークスケジュールを作る際には、「正確な売上予測を行う」「従業員のスキルと適性の把握」「定期的な評価と改善」が重要です。

正確な売上予測ができなければ、人員不足や人員過多が起こってしまうでしょう。過去のデータや季節性、イベント開催の有無なども考慮し、売上予測を行ったうえでワークスケジュールを作る必要があります。

従業員のスキルと適性を考慮して人員を配置すれば、効率的な業務が可能です。また、新人とベテラン従業員を一緒に配置することでスキルアップを図れます。

ワークスケジュールは作成したら終わりではありません。効果的に利用できているのかを定期的に評価し、改善を繰り返しましょう。

ワークスケジュールの無料エクセルテンプレート

エクセルでワークスケジュールを作成する方法をご紹介しましたが、一から作るのが大変だと思う方もいるでしょう。そのような方におすすめなのが、テンプレートです。インターネットで「ワークスケジュール　無料　テンプレート」と入力して検索すれば、無料のエクセルテンプレートが出てきます。

簡単にワークスケジュールを作成したい方は、無料テンプレートを探してみてください。

ワークスケジュールを簡単に作るならツール利用がおすすめ

エクセルでワークスケジュールを作るためには、エクセルが使えるのはもちろん関数の知識も身に付けなければなりません。テンプレートを利用しても、エクセルが使えなければ作業自体が大変になってしまいます。また、従業員が多いほど作業量は増えてしまいます。

ワークスケジュールを安全かつ簡単に作りたいなら、ワークスケジュール作成ツールを利用するのがおすすめです。

ツールの機能には以下のようなものがあります。

ツールを利用すれば、必要なスキルや作業などを入力するだけで簡単にワークスケジュールを作成できます。利用するツールによって機能も異なるため、必要だと思われる機能が付いたものを選びましょう。

ワークスケジュールツールを使うメリット

ワークスケジュールツールを使うメリットは、以下の4つが挙げられます。

ここでは、それぞれの詳細を解説します。

簡単にワークスケジュールが作れる

ツールを使えば、簡単にワークスケジュールが作れます。短時間でシフト作成ができるため、業務効率化につながるでしょう。

エクセルでワークスケジュールを作る場合、関数の知識が必要なうえ作成までに時間がかかり、修正対応や調整が必要になることもあります。また、関数が間違っていると適切な管理ができず、ミスにつながる恐れもあるでしょう。

ツールを使えば簡単にワークスケジュールが作れるため、他の業務に注力できます。

勤務状況がすぐに確認できる

ツールを利用すれば、管理職だけでなく従業員も専用のサイトにアクセスできます。会社に電話して出勤状況を確認する必要がなく、更新されたスケジュールをすぐに確認可能です。

エクセルで作成した表は見づらい場合もありますが、ツールはもともと見やすい形式で作られているため、確認しやすいのもメリットです。また、会社側では、従業員の勤怠情報を正確に把握し管理できます。

属人化防止につながる

ツールの利用により、属人化防止が可能です。

エクセルの場合、関数の知識がない限り作成できないため、属人化しやすい点が問題に挙げられます。作成者がいなければスケジュールを作成できず、引き継ぎにも時間がかかってしまうでしょう。

ツールは操作性が高いものが多く、関数の知識もなく管理できます。属人化を防ぐためにも、ツールの利用は欠かせません。

コスト削減できる

ツールを利用すれば過不足のない人員配置が可能になり、手間もなくワークスケジュールが作成できるため、コスト削減につながります。また、人的ミスによる給与の過払いも防止できます。

ツールの導入により、複数店舗や事業所のデータをまとめて管理可能です。データの集計により、季節ごと・曜日ごとの戦略を立てることもでき、売上向上にもつながるでしょう。

ワークスケジュール作成におすすめなツール

ワークスケジュール作成におすすめなツールを3つご紹介します。簡単にワークスケジュールを作成したいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。

SHIFTEE(シフティー)

SHIFTEE（シフティ）は、アプリやパソコンに対応したクラウド型シフト管理システムです。

20,000ユーザー以上の導入実績があり、さまざまな業種で利用されています。

①アプリでも利用できる

SHIFTEEはアプリでも利用できるため、シフト提出依頼・確定、ヘルプ募集をPUSH通知で受け取れます。管理者側、スタッフの対応の迅速化が期待できます。

②時間帯ごとの出勤人数を確認しながらスケジュールが立てられる

一日ずつのタイムライン表示でワークスケジュールが作成できます。どの時間帯に何人配置されているかを簡単に確認でき、時間ごとの作業割り当ても可能です。

③スタッフごとにスキル登録できる

従業員ごとにスキルの登録ができるため、誰がどのスキルを持っているかをすぐに把握できます。また、一日に必要なスキル所持者が配置されているかの確認も可能です。

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らくしふ

らくしふは、LINEでシフトの回収・共有ができるツールです。

導入実績は20,000事業所を突破しており、さまざまな業界で利用されています。

①LINEでシフトの回収や共有ができる

LINEでシフトの回収・共有ができ、自動で「らくしふ」に転記されるため作業時間を削減できます。LINEで情報を一括管理できるので、業務効率化を図れるのはもちろん、コミュニケーション不足によるトラブルを防げるでしょう。

②自動でシフトを作成できる

数理最適化の手法を用い、「時間帯ごとに必要な従業員数」「労務制限」など、複数条件を考慮したスケジュールを自動で作成できます。

③人件費・業務内容を踏まえた計画ができる

日ごとの売上計画、人件費率、最適な従業員数が表示されるため、コストを意識した人員配置が可能です。また、業務内容や従業員のスキルを考慮した配置もできます。

公式サイトはこちら

Rshift(アールシフト)

Rshiftは、AI搭載のシフト管理システムです。

10,000店舗の導入実績があり、利用ユーザー数は300,000人を突破しています。

①AI搭載で精度の高いシフトが自動作成できる

世界最高速の数理最適化エンジンを搭載しており、事業所ごとの条件を考慮したシフト表を自動作成できます。また、簡単なボタン操作で実行できるため、導入して間もない企業でも問題なく利用可能です。

②ワークスケジュール機能で作業割り当てを自動化できる

従業員のスキルや経験を考慮した作業割当表を自動で作成します。適切な作業指示ができるため、店舗や事業所の生産性の向上につながるでしょう。

③自社に合わせたオーダーメイドシステムを提案できる

800を超える標準機能があるため、業種の特性や店舗・事業所の状態に合わせたサービスの提供が可能です。

公式サイトはこちら

まとめ

ワークスケジュールを作成すれば、売上予測に合わせた最適な人員配置が可能です。また、長時間労働の防止にもつながるため、従業員の満足度を向上させられるでしょう。法令に沿った勤怠管理をするためにも、ワークスケジュールの作成は欠かせません。

ワークスケジュールはエクセルでも作れますが、作成には知識が必要です。従業員が多くなると作業が大変になるため、ツールを利用するとよいでしょう。

ワークスケジュールを簡単に作りたいなら、SHIFTEEがおすすめです。ブラウザだけでなくアプリでも利用できるため、管理者・従業員ともに使いやすいツールです。

45日間無料トライアルも実施中ですので、ぜひ利用してみてください。